Collaborer

Le MOOC est officiellement terminé mais ayant pris du retard, je continue mon petit bout de chemin à mon rythme. Me voilà donc sur la semaine 6 : Collaborer.

La première chose que j’ai appris durant cette semaine c’est que collaborer ne signifie pas coopérer. Collaborer sous-entend de produire quelque chose en commun alors que coopérer sous-entend plutôt de mettre ensemble des productions individuelles. Collaborer c’est donc créer une équipe qui aura à cœur de créer quelque chose qui appartiendra à tous.

Les outils d’une collaboration qui fonctionne

Une collaboration, ça s’organise grâce à des outils qui permettent d’effacer la difficulté de la distance (pour les projets menés via internet) ou de travailler efficacement en évitant la “réunionite”, mal relativement connu dans nos entreprises (pour les projets menés hors internet).

Résumons les différentes étapes d’une collaboration pour un petit projet :

Echanger les idées : Pour échanger des idées de façon plutôt ludique et faire un peu de brainstorming, je vous conseille un outil que j’ai découvert sur ITyPA et que j’adore : Padlet https://fr.padlet.com/.
Le principe est celui d’un tableau sur lequel on peut créer des post-it et y inclure à peu près n’importe quoi (image, lien, document…).
Le gros avantage de cet outil et qu’il est possible de le paramétrer pour qu’il soit en accès libre. Cela veut dire que les gens avec qui vous souhaiterait le partager n’auront pas besoin de s’inscrire sur le site pour poster sur le tableau. Et ça, c’est juste génial car dans la pratique, beaucoup de personnes rechignent à s’inscrire sur un service qu’elles connaissent à peine et qu’elles n’utiliseront pas en dehors du projet.
Un autre outil sympa pour discuter et échanger des idées : Framapad https://framapad.org/ Ici aussi, l’accès est complètement libre. Le principe est différent, il s’agit d’un tableau blanc sur lequel on peut écrire. Il est attribué une couleur à chaque participant, ce qui permet de différencier plusieurs auteurs. Pour information, vous trouverez sur le site de framasoft de nombreux outils libres et gratuits : un outil de mindmapping, un concurrent de doodle, du dessin vectoriel et d’autres encore.
A mon sens, Padlet et Framapad peuvent être utilisés de façon complémentaires. Padlet permet de partager mais pas d’écrire de longs exposés, Framapad si.

Créer et sauvegarder du contenu : Je ne conseillerai qu’un seul outil ici, celui que j’utilise exclusivement : la suite google. Google doc permet de créer plusieurs types de documents, les principaux éléments d’une suite bureautique classique sont disponible : éditeur de texte, tableur, présentation.
Google Drive permet de stocker tous les documents produits avec Google doc et d’importer des documents qui sont stocker sur sa machine. L’espace de stockage est de 10 Go. Si vous ne stockez pas votre collection de photos de vacances, vous aurez largement de quoi faire. Par ailleurs, un certain nombre d’outils en ligne peuvent s’installer sur votre drive sous forme d’application. Ça permet de créer des documents avec ces outils sans sortir de votre espace drive et d’enregistrer directement votre document avec les autres. C’est le cas des applications de Mindmapping LucidChart et Mindmeister pour ne citer que celles que je connais.

Partager du contenu : Pour partager votre contenu de façon restreinte ou très large, vous pouvez continuer à utiliser Google drive. Il est en effet très simple de partager avec qui l’ont veut tout ce qui se trouve dans votre espace de stockage. Vous pouvez ajouter à la main les personnes avec qui vous souhaitez partager le document. Seule ces personnes pourront avoir accès au document. Au contraire, vous pouvez rendre public votre document ou en contrôler l’accès en distribuant un lien secret. Vous pouvez aussi contrôler ce que les utilisateurs ont le droit de faire sur votre document : lire, commenter, ou modifier.
Le partage est aussi possible via les réseaux sociaux et les communautés Google +.

Organiser les tâches et suivre la progression du travail : Pour moi, l’outil idéal s’appelle TRELLO  : https://trello.com/. Que dire sur Trello… Il permet un découpage des tâches sous forme de petite carte. Chaque tâche peut être attribué à une personne. Des options peuvent être assignés à la tâche : deadline, degré de priorité… L’inconvénient de cet outil c’est qu’il nécessite une adhésion très forte des personnes qui l’utilise. Il faut d’abord que les gens soient inscrits pour participer à la gestion des tâches. C’est pour ça que même si je trouve cet outil génial, je n’ai encore jamais réussi à l’imposer dans mes projets en équipe. Ah ! Et Trello est encore une déouverte “ITyPA”.

Se parler : Pour une collaboration qui se déroule via internet uniquement, il est fondamental de pouvoir se parler régulièrement. D’abord pour maintenir un lien humain entre les participants mais aussi pour faire des réunions d’avancement des tâches. De nombreux outils répondent à ces objectifs. Si vous utilisez déjà les services de Google dont j’ai parlé au-dessus, vous pourrez utiliser Google Hangout, outil de visioconférence intégré à Google drive et qui permet de diffuser en live sur youtube. Hangout permet de réunir jusqu’à 10 personnes. Le concurrent direct de Google Hangout est Skype qui appartient à Microsoft. Ces deux services proposent aussi des chats qui permettent d’échanger si l’on ne possède pas le matériel nécessaire à la visioconférence, à savoir une webcam et un bon micro-casque.

Publier son travail : Il existe de nombreux sites qui permettent de publier le produit de tant de labeur. Pour rester dans la continuité, vous pouvez publier votre travail à partir de votre drive en configurant le partage pour que le document soit public. Cela a pour intérêt de garder votre document sur un seul service. Si cela vous est égal de le stocker à l’extérieur, des sites comme Youscribe (http://www.youscribe.com/Product/Publish/) ou encore Slideshare (http://www.slideshare.net/) vous permettront d’arriver à vos fins. Les réseaux sociaux vous serviront ensuite de caisse de résonance pour faire connaitre votre travail.

Je précise que quelque soit l’outil utilisé ou même sans outil, une collaboration qui fonctionne est avant tout une collaboration où chaque personne s’implique, donne d’elle-même et a la volonté de créer et de partager avec d’autres. Sans ça, l’outil le plus puissant du monde ne sera d’aucune utilité.

Je ne parle ici des outils que je connais bien et que j’utilise. Bien sûr il en existe beaucoup d’autres. J’invite mes lecteurs à me faire part des outils qu’ils utilisent pour collaborer en commentaire !

Collaborer, c’est aussi apprendre

Il y a de très nombreuses façon d’apprendre. La plus courante est celle qui consiste à ouvrir des livres ou à écouter un expert délivrer un cours. Nous avons tous pratiqué cette façon là, car c’est celle qui est utilisée à l’École française. Mais il faut dire que ça devient très vite barbant et peu stimulant. La collaboration devient alors une très bonne manière d’apprendre.

Dans un premier temps, collaborer permet d’apprendre à connaitre des gens et ainsi de développer son réseau. C’est un aspect que j’apprécie de plus en plus avec le temps. Au cours de mes collaborations, j’ai rencontré des personnes très différents et j’ai toujours pris beaucoup de plaisir à travailler avec elles.

Collaborer c’est aussi apprendre ensemble et se former. La collaboration devient alors un moyen pour se former sur le tas à des choses que l’on ne sait pas forcément faire. L’avantage c’est que l’on n’est pas seul. En cas de difficulté, je peux faire appel aux autres et leur soumettre mon problème. Des solutions communes pourront alors être envisagées. Une collaboration qui fonctionne bien permet aussi de se remotiver entre membre d’une même équipe et de garder ainsi la bonne humeur nécessaire. A la fin de la collaboration, il est toujours intéressant de faire un bilan pour voir ce que l’on a appris, les difficultés que l’on a rencontré et les solutions qui y ont été apporté. Tout est formateur pour peu que l’on sache en tirer des leçons pour une prochaine fois.

Collaborer c’est aussi apprendre sur soi. Vous ne pensiez pas pouvoir manager votre équipe ? Pourtant vous l’avez fait sans vraiment le réaliser ! L’exemple est ici quelque peu réducteur. Collaborer c’est aussi apprendre à se connaitre, apprendre à connaitre ses limites, savoir ce que l’on est capable de faire, faire face à ses défauts et au final se remettre en question. Chaque collaboration doit être une remise en question : Comment puis-je m’investir ? Comment puis-je faire mieux que la dernière fois ? Comment aider mes collègues ? Comment bien m’exprimer ?

Au jour d’aujourd’hui, je ne regrette aucune de mes collaborations. Certaines n’ont pas fonctionné, d’autres ont débouché sur des projets très concrets. Chaque collaboration fonctionne de façon différente. Il faut alors savoir s’adapter aux particularité de chacun et à l’équipe afin de créer un ensemble cohérent qui marche.